Inilah Petunjuk Pembuatan dan Contoh Business Letter

By | September 21, 2020

soalbelajar.web.id – Inilah Petunjuk Pembuatan dan Contoh Business Letter .  – Menjalankan sebuah bisnis bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Terlebih, jika bisnis yang dijalankan merupakan bisnis dalam skala besar dengan omzet yang cukup tinggi. Perlu pengelolaan yang tepat serta manajemen yang terbaik dalam setiap hal.

Salah satu dari bagian manajemen ialah adanya dokumen berupa surat khusus sebagai perantara dengan relasi. Surat ini biasa disebut sebagai bussines letter atau surat bisnis. Di tengah kemajuan teknologi dengan hadirnya sistem komunikasi melalui ponsel surat ini masih tetap diperlukan.

Hal ini dikarenakan komunikasi menggunakan surat lebih resmi serta terkesan lebih menghargai relasi bisnisnya. jenis surat ini bisa ditulis dengan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Contoh business letter bisa Anda temukan di internet yang merupakan contoh dari beberapa surat yang sudah digunakan.

Surat ini biasanya dikirim melalui kantor pos atau melalui kurir. Surat ini dapat dikatakan sebagai kebalikan dari email yang biasanya lebih cepat disampaikan kepada penerimanya. jenis surat bisnis ini terdiri dari beberapa bagian titik pertama terdapat bagian yang dinamakan Letter Head atau kop surat.

Letter Head atau kop surat

Bagian ini merupakan hal yang sangat wajib dalam sebuah surat resmi termasuk surat bisnis ini. Pada bagian ini terdapat jati diri atau identitas dari pengirim surat yang terdiri dari logo, nama, alamat, serta nomor telepon dari pengirim. Bagian ini berada pada bagian paling awal atau paling atas dari sebuah surat.

Reference Line

Kemudian, dalam contoh business letter Anda juga bisa menemukan Reference Line. Pada bagian ini terdapat nama dari eksekutif yang menandatangani surat tersebut. Nama tersebut akan diikuti oleh garis miring atau titik dua. Selanjutnya akan ditambahkan nama pengetik dari surat tersebut.

Bagian ini merupakan kan penjelas referensi dari pembuatan surat. bagian ini juga menerangkan bahwa surat ini diperintahkan langsung oleh eksekutif serta nama pengetiknya akan lebih mudah diketahui jika ada suatu hal yang ingin dikoreksi. Apalagi business letter ini cenderung lebih sering menggunakan bahasa Inggris.

Selain keterangan nama eksekutif serta pengetik nya, pada bagian ini beberapa perusahaan juga sering mencantumkan nomor atau kode khusus yang merupakan spesifikasi dari arsip yang dimiliki. Reference akan ditempatkan pada bagian atas surat tepatnya di atas tanggal atau date atau di bawah kop surat seperti contoh business letter dibawah ini.

Your ref: 14 January 2004
Our Ref: HF/KL

Baca juga: Contoh Letter of Intent dan Bagaimana Cara Menuliskannya

Date line atau  tanggal pembuatan surat

Kemudian terdapat bagian date line atau tanggal pembuatan surat. Format penulisan tanggal menggunakan format bulan/hari/tahun. Contohnya November 11, 2018. untuk penulisan dengan bahasa Inggris format ini bersifat wajib karena sudah menjadi aturan baku dalam penulisan surat berbahasa Inggris.

Selain itu, Anda juga dapat menemukan beberapa contoh business letter yang menggunakan penulisan Date Line menggunakan British style, contohnya 4th August 2008. Selain itu, ada pula format American style dimana format ini diawali dengan penyebutan bulan kemudian tanggal barulah tahun pada posisi terakhir.

Contohnya seperti February 17, 2011.

Inside Address

Bagian berikutnya ialah Inside Address. Pada bagian ini anda harus memasukkan nama penerima serta alamat lengkapnya. Jangan lupa sertakan pula jabatan serta alamat perusahaannya. Jika masih ragu dengan jabatan penerima Anda bisa mencantumkan jabatan seperti “Director of Human Resources”.

Meskipun Anda tidak mengetahui dengan detail jangan sampai mengosongkan nama, alamat atau jabatan dalam bagian ini. penulisan tanggal serta penerima harus diberi sedikit jarak agar tidak terlalu berdekatan. Anda juga bisa menggunakan alternatif lain untuk menuliskan nama penerima surat yang disebut dengan bagian attention line.

Solutition atau salam pembuka

Dalam setiap contoh business letter Anda juga akan menemukan bagian Solutition atau salam pembuka. Gunakan kata “Dear Mr./Ms./Mrs.” Kemudian nama penerimanya. Jika anda tidak mengetahui nama aslinya Anda bisa mencantumkan nama departemennya.

Jika penerimanya merupakan orang yang sudah sangat akrab maka Anda bisa menggunakan kalimat “Dear Sue”. Pada bagian Salutation Anda perlu menggunakan tanda baca dengan British style yang ditulis tanpa tanda baca. Jika menggunakan American style maka Anda harus menggunakan tanda titik dua.

Untuk contoh business letter dengan British style maka penulisannya seperti ini “Dear Mr Arif”. Jika menggunakan American style maka penulisannya ialah “Dear Mr. Arif”.

Subject Line atau perihal

Berikutnya Anda perlu membuat Subject Line atau perihal. pada bagian ini anda harus menuliskan maksud dari surat ini.

Misalnya apology, invitation dan sejenisnya. Bagian perihal ini bersifat opsional atau bisa digunakan ataupun tidak. Untuk penulisan British style subjek harus diletakkan diantara Salutation dan isi surat. Sementara itu, untuk American style subjek harus diletakkan diatas Salutation.

isi atau body of letter

Setelah bagian Subject selesai Anda akan menemukan bagian terpenting dari contoh business letter ini yaitu isi atau body of letter. Di sini anda akan menuliskan hal apa yang ingin disampaikan. Paragraf harus diisi memakai single space. Itu artinya, setiap kalimat dari baris satu ke baris berikutnya tidak diberikan jarak yang terlalu jauh.
Dalam penulisan bagian isi Anda harus konsisten dalam penggunaan style bahasa titik jika dari awal penulisan menggunakan British maka dalam bagian isi hingga bagian penutup harus menggunakan style yang sama.

Selain itu, anda perlu penulisan yang lugas, jelas serta tidak bertele-tele agar tidak menjadi terlalu panjang. Sampaikan secara rinci namun singkat sehingga surat ini lebih terlihat sopan dan tudepoin terhadap tujuan utama. Gunakan bahasa yang sopan serta pola kalimat yang benar sesuai ejaan.Beri jarak antara bagian isi serta bagian penutup.

Salam penutup atau complimentary close

Jika pada bagian isi sudah disampaikan berikutnya Anda memasuki bagian salam penutup atau complimentary close. Bagian ini menandakan bahwa maksud yang Anda tulis sudah selesai tersampaikan. Akhiri surat dengan menulis “Sincerely”, “Thank you” atau “Sincerely yours”.

Sertakan tanda koma pada setiap salam penutup tersebut. Gunakan huruf kapital pada kata pertama dari salam penutup. Berdasarkan contoh business letter yang banyak ditemukan, Anda perlu memberi jarak 3 sampai 4 baris antara penutup dengan nama beserta tanda tangan pembuat surat.

Signature atau tanda tangan

Setelah bagian penutup selesai maka terdapat bagian Signature atau tanda tangan. Beri nama kemudian tanda tangan oleh nama yang tercantum tersebut. umumnya bagian ini menggunakan tinta berwarna hitam atau berwarna biru.

lampiran atau Enclosure dan Copy Natation (Tembusan Surat)

Jika terdapat lampiran maka penulis harus menampilkan jumlah lampiran tersebut. Gunakan kata “Enclosure” yang berarti jumlah lampiran. Jika membutuhkan tembusan maka cantumkan Copy Natation (Tembusan Surat). Dalam contoh bussines letter Anda bisa menemukan “Cc : HR Departement” yang terletak di kiri bawah surat.

Format  pengetikan Business Letter

Surat ini harus diketik lalu di print out dengan ukuran kertas 8,5 x 11. Huruf yang digunakan ialah Times new roman, untuk aligne text ialah justify, serta cara penulisan dengan menggunakan bahasa yang sopan dan sesuai dengan ejaan yang benar. Anda bisa menggunakan contoh bussines letter yang sudah ada sebagai referensi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *